Microsoft Teams er et kommunikasjonsverktøy innen Office 365 som gir små bedrifter en enkel måte å kommunisere og samarbeide med ansatte. For de som ikke har brukt Microsoft Teams, kan det bidra til å få noen verdifulle tips og innsikt fra eksperter for å få mest mulig ut av det.
Microsoft Team Tips
Simona Millham er en Microsoft Certified Trainer og en trener for IT-læringsplattformen CBT Nuggets. Hun delte noen verdifulle tips for å få mest mulig ut av Microsoft Teams for små bedrifter i et e-postintervju med Small Business Trends.
Minimer e-postkommunikasjon
En av de største fordelene med Microsoft Teams er at det lar bedrifter holde all kommunikasjon organisert på ett sted, i stedet for å stole på lange e-postkjeder som lett kan gå seg vill i shuffle. Så hvis du skal få mest mulig ut av Microsoft-lag, bruk det i stedet for, ikke i tillegg til, e-post for intern kommunikasjon.
Millham sier, "Hvis noen sender en epost til teamet som spør et relativt trivielt spørsmål, og alle reagerer, genererer det en forferdelig masse e-post. Samtaler er i hjertet av lag, noe som gjør det enkelt å se tråder raskt, og reagere raskt der det er relevant. "
Del samtaler med nye lagmedlemmer
Microsoft Teams kan også gjøre ombord på nye ansatte enklere. Når du gjør en ny leie, eller legger til et eksisterende medarbeider i et nytt prosjekt, kan du dele samtaler fra den tråden eller prosjektet med dem, slik at de kan hente seg enkelt, i stedet for å videresende dem mange e-postmeldinger eller overlevere dem besværlige dokumenter.
Hold deg sammen med noen få grupper
Microsoft-lag gjør at du kan utpeke ulike grupper i organisasjonen din slik at du kan holde samtaler med relevante medarbeiderne. Men ikke gå over bord for å lage grupper for alle mulige kombinasjoner av ansatte med en gang. Tenk på hvem som arbeider sammen på prosjekter oftest og opprett bare de gruppene som gir mening slik at de ikke overvelder alle med mange alternativer. Du kan alltid legge til flere senere.
Har et mål for hver gruppe
Hvis du sliter med å bestemme hvilke grupper som skal starte med, bør du vurdere hva du vil oppnå for hver gruppe. For eksempel vil du kanskje ha en gruppe bare for toppnivåadministrasjon, som du vil vende deg til når du tar store strategiske beslutninger. Men du kan også ha grupper bare for spesielle formål som IT-støtte og sosial media markedsføring.
Legg til grupper mens du går
Derfra kan du alltid legge til grupper som bestemte prosjekter kaller for dem. Si at du har et spesielt klientprosjekt som involverer personer fra flere avdelinger som vanligvis ikke jobber sammen. Opprett en gruppe som bare er for den forekomsten, slik at de ansatte ikke trenger å kommunisere i en mer generell tråd.
Konfigurer lydkonferanser
Microsoft Teams tilbyr også en lydkonferansefunksjon, slik at du kan være vert for talemøter i bestemte grupper eller bare med en eller to lagmedlemmer. Dette kan være en spesielt nyttig funksjon, spesielt hvis du har noen lagmedlemmer som jobber eksternt. Du kan også bruke den til å kommunisere med eksterne klienter via en ny gjestetilgang.
Lag en kommunikasjonsstrategi
Selvfølgelig er Microsoft Teams ikke det eneste Microsoft-produktet som tilbyr kommunikasjonsfunksjoner som chat- og lydanrop. Men Millham advarer ikke om å bli for opptatt av å bruke alle mulige muligheter. I stedet lager du en bestemt plan som beskriver hvilke situasjoner du vil bruke Microsoft Teams for kommunikasjon i forhold til andre plattformer.
Millham forklarer, "Jeg tror en av de største utfordringene er å hjelpe forretningsbrukere å forstå som Microsoft Office 365 verktøy å bruke når. Det er overlapping mellom funksjonaliteten til lag, Yammer og Skype for Business som er veldig forvirrende for brukere, og de er sannsynligvis bare standard tilbake til e-post uten noen veiledning. Så min anbefaling er at virksomheten tar litt tid å tenke gjennom hvilke verktøy som passer til ulike deler av organisasjonen deres best - og kjør noen piloter med ulike grupper av brukere - og gi veiledning og bevissthet til sluttbrukere. "
Test kommunikasjonsstrategier
Som Millham nevnte, kan det være fordelaktig å faktisk teste ut ulike kommunikasjonsstrategier i organisasjonen din for å se hva som fungerer best for ditt spesifikke team. Du kan for eksempel finne ut at det er fornuftig å bruke Skype for klientanrop dersom de fleste av kundene dine allerede har Skype-IDer og ikke vil registrere seg for gjestenes tilgang med Microsoft-lag. Men du kan velge å holde alle interne samtaler innen lag for enkelhets skyld. Bare vær åpen for ansattes innspill, slik at du kan optimalisere planen din til deres behov.
Hold deg oppdatert med nye funksjoner
Microsoft-team endres kontinuerlig og legger til ny funksjonalitet som kan være til nytte for teamet ditt eller endre måten du bruker plattformen på. For eksempel er Microsoft for tiden i ferd med å integrere Skype for Business-funksjonalitet i lag. Millham anbefaler å sjekke ut Microsoft Teams dokumentasjon og praktisk veiledning for mer informasjon og oppdateringer om eventuelle endringer eller nye funksjoner.
Tren dine ansatte
Det er også viktig å sørge for at dine ansatte forstår hvordan du får mest ut av Microsoft-lagene. Og det er mange ressurser tilgjengelig for det formålet. CBT Nuggets gir et alternativ til opplæring av Microsoft Teams.
Millham sier, "For småbedriftseiere, inneholder den en oversikt over ressurser som skal vurderes når man distribuerer lag og oppfordrer brukerens adopsjon. For ansatte dekker det hvordan du bruker kanaler, samtaler, møter, fildeling, wikier og mer. "
Bilde: Microsoft 1
