Visste du at arbeidsgivere som ikke legger inn de obligatoriske rimelige omsorgsloven (Obamacare) rapporteringsskjemaene med IRS, kan bli utsatt for en maksimal straff på $ 3 millioner? Det er nok til å holde deg opp om natten! Og det er bare ett lovkrav.
Arbeidsgivere står overfor et stort utvalg av ansattes krav til registrering, da dette infografiske fra ComplyRight, et selskap dedikert til å frigjøre småbedriftseiere av samsvarsbyrder, tydeliggjør. Og disse kravene ser ut til å vokse hvert år.
Papirarbeid og opptaksbyrder kan bli vanskeligere på små bedrifter fordi mindre enheter har mindre ansatte til å administrere HR-funksjoner, eller kanskje ikke har dedikerte HR-ressurser i det hele tatt. Men den gode nyheten er at teknologien kan hjelpe deg å holde deg utover krav til regelverk som arbeidsgiver.
Her er noen krav til opptakskrav som kan overraske deg (eller sjokkere) deg:
Stillingsannonser
Når arbeidsgivere legger inn reklame for nye jobbsøkinger, må de beholde en rekord i ett år i henhold til ADEA (Age Discrimination in Employment Act).
Jobbsøknader
Arbeidsgivere som er omfattet av ADEA, amerikanere med funksjonshemmingsloven (ADA) og / eller Tittel VII i lov om borgerrettigheter (Tittel VII) må beholde alle jobbsøknader på filen i minst ett år. Det ettårige kravet gjelder også for sesongmessige og midlertidige arbeidstakere.
gjenopptas
Oppdragsgivere må oppbevares i ett år, per ADEA og ADA. Det er imidlertid ikke nødvendig å beholde uønskede gjenopptak.
Oppsigelsesrekord
ADA og Tittel VII krever at alle oppsigelsesregistre holdes i ett år etter ansattes sluttdato.
Fordeler planer
ADEA krever at ytelsesplaner holdes på posten i ett år etter at planen er avsluttet i henhold til ADEA. I tillegg krever arbeidstakers pensjonsinntektslovensloven (ERISA) at ytelsesplanregistrene skal arkiveres i seks år.
Ytelsesvurderinger
Fair Labor Standards Act (FLSA) krever ytelsesevalueringer som skal holdes i to år.
Arbeidsledighet Skattegister
Ifølge FUTA, bør du beholde arbeidsledighetsskattegister i fire år fra skattefristen eller betalingen, det som er senere.
I-9 skjemaer
I-9 skjemaer og ytterligere bekreftelsesinformasjon som verifiserer at ansatte har lov til å jobbe i USA, må oppbevares i tre år fra leietidspunktet eller ett år etter sluttdatoen, avhengig av hva som kommer senere. Gjeldende lov er innvandringsreformen og kontrollloven (IRCA).
Sysselsettingskontrakter
Hvis du har ansettelseskontrakter med ansatte, er du pålagt å beholde alle kontraktene i tre år per FLSA.
OSHA skjemaer for skade og sykdom
Arbeidsgivere med 11 eller flere ansatte må holde alle skjemaene melding om skade eller sykdom i minst fem år etter slutten av kalenderåret.
Et svimlende Compliance Landscape
Som illustrasjonen ovenfor illustrerer, er arbeidsgivere gjenstand for et stadig voksende patchwork av arbeidstakernes opptakslover.
Det er ikke bare antall juridiske krav som gjør samsvar utfordrende. Det er faktum at lovene endrer seg - og komplisert.
Lovene er ofte fylt med nyanse, unntak og detaljerte definisjoner. Opptakskrav kan dekke noen arbeidsgivere basert på deres størrelse eller industri, men ikke andre.
Lovene endres også ofte, og nye lover og forskrifter legges til. Hvis du blir uvitende om en endring eller en ny lov, kan din bedrift ende opp med å betale heftige bøter. Husk at mangel på kunnskap vanligvis ikke er et forsvar.
Teknologi: Essential Foundation for Employer Compliance
Medarbeideropptak er et av de områdene i dag hvor teknologi nivåer spiller for små bedrifter.
En god medarbeiderapplikasjonsapp kan hjelpe deg bedre med å oppfylle juridiske krav som gjelder for din bedrift - det er en gitt.
Men dagens best-of-breed recordkeeping-programvare kan legge til så mye mer verdi.
De beste appene hjelper produktiviteten ved å hjelpe småbedriftsgrupper til å jobbe smartere, ikke vanskeligere. Tips: Se etter programvare som er rask til å komme i gang, intuitiv og enkel å bruke. Se også etter funksjoner som automatiske instruksjoner og påminnelser for økt effektivitet.
En god ansatt rekordvurdering app kan spare penger ved å håndtere risiko. Du får trygghet og sover bedre å vite at din småbedrift har verktøyene for å oppfylle komplekse krav til registrering, akkurat som store selskaper.
Her er en annen stor fordel med teknologi: elektroniske poster i stedet for papir. Opprettholde kopier av medarbeideregister krever ikke bare en stor fysisk plass, men krever også ekstrem organisasjon. Den gjennomsnittlige arbeidstaker slipper 400 timer hvert år på jakt etter papirdokumenter.
Elektronisk dokumentasjon oppnår trekkraft over papir, ifølge ComplyRight. Det er ingen overraskelse hvorfor. Når poster lagres elektronisk, blir informasjonen samlet på ett sted og lett søkbar. Personalet kan hente medarbeidsdata etter noen få klikk.
Og etter hvert som firmaet ditt vokser og registrerer multipliser, gjør det elektroniske opptakssystemer enklere å organisere og hente voksende datamengder. Uten drapet på ineffektivt papir kan du også forkorte virksomheten din raskere.
Hvor finner du rekrutteringshjelp for ansatte
For å se en grundig liste over ansattes krav til registrering og identifisere de som gjelder for virksomheten din, last ned de gratis "Retningslinjer for ansettelsesregistrering for arbeidsgivere og HR-ledere" fra ComplyRight.
Og sjekk ut Employee Records App fra HRDirect. Det er gratis og raskt å komme i gang - og det forenkler håndtering av ansattes rekord.
Leder Foto via Shutterstock
