E-post er velsignelsen og banen i moderne virksomhet. Et verktøy som enkeltvis kan endre markedsføring, kommunikasjon, kundeservice og prosjektledelse for et selskap. Samtidig har e-post blitt den uendelige ubarmhjertige kommunikasjonsmåten som blir en umulig byrde for å holde tabber i bedriften.
Den gjennomsnittlige kontorarbeider bruker nå 28% av tiden som skifter via e-post. Derfor ville det bare være fornuftig at vi skulle hjelpe bedrifter med å redusere e-rot i innboksen deres.
Reduser e-postrør i dag
Har en bestemt tid på dagen for å sjekke e-post
Hvis du sjekker epost hele tiden, vil du aldri få noe gjort.
Timothy Ferriss, forfatter av 4 Hour Work Week, er master i dette. Han sjekker sin epost en gang i uken. Mens det kan være litt ekstremt for de fleste gründere, husk at du ikke trenger å sitte foran e-posten hele dagen. Det er en stor distraksjon.
Opprett Boilerplate Responses
Mer enn sannsynlig har du noen e-postmeldinger som du må sende ut via e-post. Lag noen kjedemaler som du enkelt kan erstatte, så du trenger ikke å skrive den samme informasjonen om og om igjen.
For eksempel, som frilansskribent, spør kundene meg hele tiden for min skriveportefølje. Jeg har en e-post i utkast som jeg bruker gjentatte ganger med lenker til forskjellige blogginnlegg som jeg har skrevet gjennom årene. Dette sparer meg for å konstant skrive om dem, og klienten får en god representasjon av arbeidet mitt. Men vær oppmerksom på: Pass på at du tilpasser e-posten nok for hver mottaker. Mens enkelte deler av e-postmeldingen kan være standard, skal andre adressere bestemte spørsmål mottakeren har.
En annen ide er i stedet for å lage boilerplate-maler, slå noen av disse malene til video eller blogginnlegg. På den måten kan du til og med avverge noen få generiske spørsmål, og nye potensielle kunder som kommer til bloggen din eller YouTube-kanalen, lærer mer om virksomheten din.
Sett opp noen e-postkontoer
En av de største utfordringene de fleste entreprenører har er at de har en e-post for alt. Men som du vokser vil du skille e-post, basert på oppgave. Mens du kan sende e-post til en catchall-e-post, kan du til slutt bruke de forskjellige e-postadressene til å delegere oppgaver til assistenter.
I tillegg anbefales det at du har en spam-konto for å beskytte e-posten din. Jeg bruker Gmail, fordi jeg blokkerer uønskede e-postmeldinger gjennom Unroll (se nedenfor).
Stopp e-postkjeder
Hater du de små e-postkjedene med noen få ord i hver e-post. Igjen, 4 Hour Workweek, er strålende for å redusere denne tiden sugende e-postmeldinger. Send detaljert e-post med flere alternativer for å redusere antall e-postkjeder. En lang e-post kan ta mindre tid samlet enn 5-10 korte e-poster.
Rull
Det er utrolig hvor mye ett produkt kan forandre livet ditt. UnRoll er et Gmail-produkt som lar deg rulle opp alle e-postabonnementene i en daglig e-post. I stedet for å få e-post gjennom hele dagen, kan du velge hvilke e-poster du vil ha rullet opp i en daglig e-post.
For de som batcher sine e-postprosesser, som beskrevet ovenfor, er dette et ideelt verktøy for å batchere alle e-postene dine samtidig. Du får en daglig e-post hvor du kan velge og velge hvilke e-postmeldinger som er relevante for dine behov.
Jeg ville imidlertid ikke bruke dette til personlig kommunikasjon med klienter, men dette er flott for vanlige abonnementer og hendelsespåminnelser.
Email Genie
Dette Outlook-plugin bruker en algoritme for å avgjøre om informasjonen er viktig eller ikke. I hovedsak sorterer Email Genie ut de viktige e-postene for at du skal lese først ved å markere viktige, slik at du vet hvilke e-postmeldinger du vil lese først.
Den store utfordringen med denne plugin er at den bare fungerer på Microsoft Outlook Exchange, som ikke alle bruker.
Bruk e-post for bedriften din
E-post er et godt verktøy for å øke produktiviteten. Men du må administrere det riktig for å bygge opp virksomheten din. Som de sier, arbeide i versus jobbe med Din virksomhet, e-post fungerer i en lignende vene.
Sørg for at du bruker den til å jobbe med å forbedre virksomheten din, og ikke bli overveldet ved å bruke den for ofte. Ideene som diskuteres ovenfor, vil hjelpe deg med å bli mer produktive med e-postbruken din.
Computer Photo via Shutterstock
