Det er verdslige aktiviteter i alle virksomheter. Dette er oppgaver som tar tid og energi, men oppriktig blir bedre håndtert av noen andre, slik at du kan fokusere på bedriftens kjernevirksomhet.
Men hvor kan du finne noen til å håndtere disse oppgavene? Skriv inn den virtuelle assistenten!
"En virtuell assistent kan ta daglige ting som forårsaker stress, men er egentlig ikke så vanskelig, og få dem gjort bak kulissene, slik at du kan fortsette å jobbe med de større tingene som betyr noe," forklarer Jess Ostroff, direktør for ro på Do not Panic Management, et virtuelt hjelpebyrå som spesialiserer seg på end-to-end Facebook-administrasjonstjenester for bedrifter.
Med tanke på den viktige rollen de spiller, er det viktig å velge klokt når du ansetter en virtuell assistent. Nedenfor er det noen hemmeligheter å ansette den riktige virtuelle assistenten.
Når du ansetter virtuelle assistenter, sørg for at de ...
Opprettholde klar kommunikasjon
En viktig forskjell mellom å ansette en heltidsansatt og en virtuell assistent er fysisk tilstedeværelse. I motsetning til en vanlig ansatt, kan en virtuell assistent ikke komme inn i hytta for å få svar. Dette gjør kommunikasjon svært viktig. Du bør derfor se etter en virtuell assistent som holder hele gjennomsiktig kommunikasjon til enhver tid.
Ha industriopplevelse
Anta at du eier en liten B2B-bedrift, og målgruppen din er den mer seriøse og utviklede gruppen av mennesker og beslutningstakere. Vil du ha nytte av å ansette en nybegynner uten bransjeerfaring? Sannsynligvis ikke. Snarere bør du lete etter noen som har nok kunnskap om bransjen du opererer i. En person med sterk bransjeerfaring vil kunne forstå hva publikum virkelig ønsker.
Ta eierskap for feil
En profesjonell virtuell assistent er aldri redd for å ta på seg feilen som er begått på jobb. Det er denne kvaliteten som gjør det lettere for deg å jobbe med dem. Som Ostroff sier, "De verdsetter sitt arbeid og deres bidrag til suksess, og tar eierskap for feil eller misforståelser, slik at de kan gjøre det bedre i fremtiden." Å ta eierskap for feil angir også personens ansvar, noe som er en god kvalitet å ha i en virtuell assistent.
Har verifiserbare referanser
En enkel, men effektiv måte å måle en potensiell virtuell assistents kompetanse og kvaliteter på er å se etter referanser og vitnemål fra tidligere arbeidsgivere. Pass på at du legger stor vekt på hva deres tidligere arbeidsgivere har å si om deres arbeid, personlighet og ferdigheter. Basert på vitnemålene, vil du kunne finne den rette personen for jobben.
Forstå hvordan sosiale medier fungerer
Hvis du ansetter noen til å administrere Facebook-kontoen din, er det viktig for dem å forstå hvordan nettstedet fungerer. Bortsett fra en omfattende forståelse av Facebooks funksjoner, er det viktig å tydelig vite hva det kan gjøre for bedrifter. En god track record vil være nyttig for å hjelpe deg med å undersøke en potensiell virtuell assistents evner når du utfører jobben ved hånden.
Del forslag
Profesjonelle virtuelle assistenter har nok tillit til sine ferdigheter og erfaringer for å dele forslag som kan hjelpe deres arbeid og nytte virksomheten din. "De kan også lage forslag når det gjelder prosesser og effektivitet basert på egne erfaringer som vil hjelpe deg med å drive din virksomhet mer sømløst," nevner Ostroff. Nyttige innspill og forslag kan til slutt hjelpe deg med å nå dine forretningsmål.
Still spørsmål om jobben og ansvaret
Når en potensiell virtuell assistent stiller spørsmål om jobbrollen og ansvaret, viser det interesse for å møte dine forventninger. Gyldige spørsmål er også nyttige for å hjelpe deg med å krite ut veldefinert jobbansvar. "Det er viktig å se dypt inne i deg selv og din bedrift for å finne ut hva du virkelig trenger å gjøre og hva noen andre kan gjøre. Deretter må du finne ut hvilke av de tingene andre kan gjøre faktisk, skal delegeres til en VA, sier Ostroff.
Utfør godt i en prøvekjøring
Ikke sikker på hvordan forholdet ditt med den virtuelle assistenten kommer til å vise seg? Prøv et prøveprosjekt for å teste vann. "Det er viktig å starte med små eller spesifikke oppgaver eller prosjekter, slik at du kan begynne å bygge tillit mens du ikke risikerer noe som helst som går galt hvis assistenten ikke er den rette passformen," forklarer Ostroff. Hvis det lille prosjektet går bra, kan du stole på assistenten med større oppgaver.
Excel ved tidsstyring
En stor kvalitet på en god virtuell assistent, ifølge Ostroff, er deres evne til å "ta daglige ting som forårsaker stress, men er egentlig ikke så vanskelig." For å gjøre det, må den virtuelle assistenten ha gode tidsstyringsevner . Med andre ord bør de vite hvordan man skal prioritere ulike jobber og flere oppgaver uten å savne fristen. De bør også verdsette din tid og sikre at du har en avtale om tidslinjen.
Mesh med din personlighet
Tatt i betraktning hvor tett du trenger å jobbe med din virtuelle assistent, er det ganske viktig å finne noen hvis personlighet er kompatibel med din. For eksempel vil du føle deg komfortabel med å jobbe eksternt med noen som ikke snakker i det hele tatt? Du må ha en klar forståelse av mellommenneskelige kvaliteter du leter etter i en person som du ikke møter ansikt til ansikt hver dag.
Forstå målgruppen din
Når du prøver å koble deg til publikum gjennom sosiale medier eller andre approch, bør du stole på noen som kjenner publikum, eller i det minste er villig til å forbedre hans / hennes kunnskap. Si at målgruppen din er en gjennomsnittlig amerikansk tenåring som bor i en liten by. Du vil dra nytte av å ansette en virtuell assistent som kjenner pulsen til den slags publikum.
Fortsett nås
Å holde kontakten er avgjørende når du jobber med en virtuell assistent. Takket være Internett er det flere måter å grensesnitt med folk som sitter mil unna. Men det er også viktig å finne noen som er komfortable med arbeidstiden din. For eksempel, hvis du sitter i USA, vil det hjelpe å ansette en virtuell assistent i Malaysia når du må være i kontakt på daglig basis?
Ha spesifikke ferdigheter
Bortsett fra å ha ønskelige mellommenneskelige ferdigheter, må personen også ha spesielle egenskaper for å få jobben gjort. Ostroff har et ord med råd: "Det er viktig å bestemme ditt unike ferdighetssett, fokusere på det og delegere resten." Ideen her er å finne den rette balansen i stillingen, og for det må du velge en person med det rette ferdighetssettet.
Ta en interesse i å forstå bedriften din
Ifølge Ostroff, "De fleste virtuelle assistenter finner ikke grunner til å bli investert i virksomheten din. Og du får det du betaler for. "Den rette virtuelle assistenten blir mer involvert. Han eller hun vet at for å hjelpe deg med å få kontakt med publikum, må de forstå hva virksomheten handler om. Det er denne forståelsen som hjelper dem å lære om strategien og bidra på den mest effektive måten.
Vis Intent å lære
Du trenger ikke alltid å ansette en virtuell assistent med flere års erfaring. En forholdsvis mindre erfaren person kan også gjøre en god jobb så lenge han / hun har vilje til å lære. Du må kanskje glemme personen først, men lønnene er større når du vurderer deres betraktelig lave kostnader.
Søk tilbakemelding
En virtuell assistent seriøs om hans eller hennes jobb vil være mer proaktiv i å søke tilbakemelding for å finne områder for forbedring. Iver for å motta tilbakemelding er en klar indikator på assistentens alvor på jobben. Ostroff legger til, "Det er også viktig å gi kontinuerlig tilbakemelding, både bra og dårlig, slik at assistenten din kan lære og vokse."
Hold deg oppdatert
Det er vanskelig å holde øye med hva den virtuelle assistenten opplever, fordi du ikke er fysisk nær hverandre. Men en god virtuell assistent forstår dette, og det er derfor han eller hun holder deg oppdatert fra tid til annen. En god virtuell assistant vil dele oppdateringer for å holde deg informert om fremdrift og bidra til å eliminere feilkommunikasjon.
Lever en detaljert prosjektrapport
Profesjonelle virtuelle assistenter har et øye for detaljer. De anerkjenner rollen som en detaljert rapport for å spore prosjektets status, fremdrift og forbedringsområder. En detaljert prosjektrapport hjelper deg også å vite hva du får ut av engasjementet, noe som er gunstig når du skal overvåke avkastningen på investeringen.
Forvent dine behov
En profesjonell virtuell assistent tar deg tid til å forstå bedriften din og dens behov. Over tid begynner den virtuelle assistenten å forutsi dine forretningsbehov og kan ta informerte beslutninger. Som Ostroff sier, "De beste virtuelle assistentene er de som etter en tid kan forutse dine behov og komme til dem før du selv må tenke på dem."
Assistent Image via Shutterstock
