En av de mest stressende tider for de fleste småbedriftseiere er når kontantstrømmen blir stram fordi innbetalinger ikke kommer inn fra kunder. Ikke nødvendigvis at virksomheten din ikke har beveget seg jevnt, men fordi kundene dine ikke betaler i tide.
I denne veiledningen for fakturering og betalt vil vi dele med deg noen gode metoder for fakturering av dine kunder. I tillegg ønsker vi å dele måter å sikre at du blir betalt i tide (eller så nært som mulig), slik at du ikke trenger å bekymre deg for kontantstrøm.
Bruk fakturering programvare
Bruke fakturering programvare som Hiveage har flere fordeler for din virksomhet. For det første viser kundene dine at regnskapsprosessen er profesjonell og organisert. De vil også vite at de ikke vil kunne gå gjennom sprekker og savne en betaling.
På slutten vil du enkelt kunne holde styr på spesielle kampanjer som tilbys til bestemte kunder, hvor raskt eller sakte kunder har en tendens til å betale, hvilke fakturaer som er forfalte, og mye mer.
Du vil også kunne kjøre detaljerte rapporter som vil hjelpe deg når kundene er interessert i fakturering kontra betalingshistorie. Du kan også kjøre disse rapportene når kundene protesterer på mengden produkter eller tjenester de har mottatt i forhold til beløpene de har blitt fakturert.
Diskuter faktureringsdetaljer ved Start
Når du begynner å jobbe med en ny kunde, er det godt å få faktureringsdetaljer bekreftet så tidlig som mulig. Noen kunder vil stanse på en faktura betaling bare fordi en ting, for eksempel et bestillingsnummer, mangler. Her er det du trenger å etablere fra begynnelsen for å sikre en vellykket fremtid med fakturering.
Vet hvilken informasjon du må gi til kundene.
Trenger kunden din W-9 i begynnelsen av å jobbe sammen? Har kunden et bestemt prosjektnavn eller PO-nummer på hver faktura? Har kunden flere forretningsadresser og trenger en bestemt på fakturering for riktig ruting? Finn disse tingene ut slik at de ikke har en legitim unnskyldning for å forsinke betalingene.
Vet hvordan kunden ønsker å bli fakturert.
De fleste kunder har det fint å bli fakturert elektronisk via e-post. Men noen vil fortsatt ha den papirkopien komme i posten. Pass på at du sender fakturaen tilsvarende.
Vet hvem som trenger å motta fakturaen (og hvem må kopieres).
Ulike kunder har forskjellige regler når det gjelder fakturering. Noen fakturaer må gå til selskapets eier for godkjenning, og deretter vil det gå ned til regnskapet. Andre må gå til regnskap med en CC til prosjektleder du jobber med, slik at de kan sende sine OK til regnskap.
Av og til har du en kunde der fakturaen må sendes som en PDF til en person for godkjenning. Deretter må det sendes til en annen person for godkjenning. Til slutt må det sendes til en ekstern regnskapsavdeling elektronisk.
Finn ut hva prosessen er for kunden din og følg den tilsvarende.
Definer klart vilkårene dine
Overraskende er det ikke noen som spesifiserer betalingsbetingelser. De forlater bare standard ved kvittering på fakturaen. Hvis betalingsbetingelsene ikke forfaller ved mottak, bør du endre dem på fakturaen din i samsvar med dette. Ellers vil folk anta at du ikke endret betalingsbetingelsene fra standardinnstillingen og utgjør sine egne betalingsbetingelser.
Når det gjelder betalingsbetingelser, er det en måte å sikre at du blir betalt før du gjør jobben eller send produktet, og tilbyr rabatt for forskuddsbetaling. Dine kunder vil elske sjansen til å spare litt, og du vil elske det faktum at du ikke trenger å bekymre deg for å bli stivet.
Definer klart når du skal forvente fakturering
La kundene dine vite på forhånd at du vanligvis fakturerer ved slutten av måneden, første i måneden, midten av måneden, ukentlig, hver uke eller når et prosjekt er ferdig. På den måten vet de når de kan forvente å motta fakturaen din og forhåpentligvis være på utkikk etter det.
Tilbyr mer enn en måte å betale
Bare fordi 90 prosent av kundene dine bruker PayPal eller betaler online betyr ikke den andre 10-prosentviljen. Ved å la kundene betale med kredittkort eller sjekke, vil du kunne fjerne de fleste betalingshinder for de fleste av dine kunder.
For å sikre at kundene dine kan betale slik de vil, inkluderer du postadressen din på fakturaen og aktiver ekstra betalingsmåter for at de skal betale online utenom PayPal.
Gode ??kredittkortbehandlingsalternativer til PayPal inkluderer Stripe, Braintree og Authorize. Alle tre har lignende priser på 2.9% + $ 0.30 per transaksjon. Ekstra avgifter inkluderer følgende.
- Braintree tar ikke opp transaksjonsgebyr på den første 50k som behandles gjennom dem. De belaster ytterligere 1% for internasjonale valutatransaksjoner.
- Braintree og Stripe krever en $ 15 tilbakebetaling avgift.
- Stripe belaster ytterligere 2% for internasjonale valutatransaksjoner.
- Godta avgifter en $ 49 oppsettgebyr, $ 25 månedlig gateway avgift, 1.5% vurdering avgift for internasjonale transaksjoner og $ 25 tilbakebetaling avgift.
Så hvordan velger du? Her er noen spørsmål å spørre om virksomheten din.
- Ønsker du å godta betalinger via telefon eller på mobilenheten din personlig?
- Vil du bare godta standard kredittkortbetalinger (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, etc.) eller vil du også akseptere nyere betalingsmåter som Apple Pay, Bitcoin eller Venmo?
- Trenger du abonnementsfaktura? Del betalingsalternativene?
- Har du kunder over hele verden og i land som ikke kan bruke PayPal?
Når du har svar på disse spørsmålene, bør du kunne samsvare med betalingsprosessorens funksjoner med dine behov for å avgjøre hvilken som passer best for bedriften din.
Vær også oppmerksom på at hvis du har kunder som ikke betaler via PayPal fordi de har noe mot PayPal, kan de kanskje ikke like Braintree, enten siden Braintree er blitt kjøpt av PayPal.
Bekreft at du sendte fakturaen
Du vet at du kan stole på faktureringsprogramvaren din. Så du gjør ikke nødvendigvis dette fordi du ikke tror på programvaren din, men mer for å få den første påminnelsen om at ja, du har sendt fakturaen din.
Etter at du har sendt en faktura til en første gangs kunde, send en e-post til personen som skal motta fakturaen og alle som måtte kopieres på den som du nettopp har sendt i fakturaen. Det kan inkluderes som et uformelt omtale som følger med prosjektoppdateringene.
Du trenger vanligvis bare å gjøre dette med førstegangskunder eller kunder som er rutinemessig sent for betaling. Med førstegangskunder kan du sørge for at faktureringsdetaljer er riktige.
Send milde påminnelser
Ikke alle vil betale 100% til tiden. Noen mennesker vil legitimt være så opptatt at de utilsiktet glemmer fakturaen din. I begynnelsen vil du anta at fakturaen din har blitt glemt ved en feil, og ramm påminnelsene dine tilsvarende.
Når du sender en faktura på nytt, er det noen gode måter å nærme seg en fakturapåminnelse på, inkludert noen ordlyd for spesielle situasjoner.
- Jeg la merke til at du ikke har sett på fakturaen ennå. Bare hvis det ikke kom riktig, sender jeg det på nytt. Jeg vil også legge ved en kopi via PDF i en egen e-post. Du vet aldri med e-post spamfiltre i disse dager.
- Jeg vet at du har vært opptatt med den nye prosjektlanseringen nylig. Bare hvis det ble begravet i innboksen din, er det min faktura for siste måneds arbeid.
- Jeg håper du hadde en god tur! Jeg vet at du sikkert har fått mye å gjøre, så jeg ville forsikre deg om at dette var øverst på listen siden det har vært 30 dager.
- Dette er bare en vennlig påminnelse om fakturaen min fra forrige måned. Tiden flyr, men siden det har vært 30 dager, trodde jeg at jeg ville gi deg beskjed.
For det meste bør dette løse problemet, og du bør få svar - og betaling. Hvis du ikke får svar fra en person, kan du alltid sende en mild påminnelse til noen andre. La den personen vite at du ikke har hørt om fakturaen din, og at du vil sørge for at den gjorde det til dem.
Hvis du ikke har for personlige påminnelser, er det greit også. Du kan velge å sende automatiske påminnelser i stedet!
Sett foten ned
Hvis de ovennevnte påminnelsene går ubemerket, må du kanskje få litt mer aggressiv. Dette er spesielt viktig hvis fakturaen er blitt alvorlig forfalt. Det er noen ting å vurdere før du tar denne veien.
- Vil du at dette selskapet skal forbli som kunde? Hvis du gjør det, å være sympatisk med en langsom betaling, kan du tjene din fremtidige lojalitet.
- Kan du stoppe levering eller tjenester på grunn av manglende betaling? Igjen, dette valget kan komme ned til om du vil at dette selskapet skal forbli en kunde.
Med disse svarene i tankene, følg deretter. Start med å sende fakturaen din, både digitalt og via post. Ring kunden din og la dem få vite at du forstår at ting kan være tøft, men du har fullført avtalte tjenester eller sendt produktleveransen. Dermed er gjeldende betaling forfaller umiddelbart.
Ja, dette kan være ubehagelig. Men det er også forretninger. Du er sannsynligvis ikke den eneste leverandøren som kunden din betaler for sent, så du vil ikke være den eneste som håndhever problemet. Men hvis du er den eneste som legger press på dem, vil du sannsynligvis bli betalt først. Eller i det minste først etter at viktige verktøy, leie og andre regninger er betalt.
Å holde fast på problemet kan være frustrerende for både deg og din kunde, men det kan være nøkkelen til å bli betalt. Noen små bedrifter har rapportert å bli betalt så sent som to år etter at en regning var forfalt. Mens sent er aldri bra, er det bedre enn aldri.
Faktura Image via Shutterstock
