Etter hvert som små bedrifter endrer seg og vokser, blir evnen til å raskt oppskalere - eller ned - en nødvendighet. Tilførsel av nye ansatte, for eksempel, krever at selskapet tilpasser sitt telefonsystem for å imøtekomme behovet for flere linjer.
Det er vanskeligere å oppnå ved hjelp av tradisjonelle telefonsystemer på grunn av høyere oppsett og vedlikeholdskostnader, behovet for maskinvare på stedet og avhengighet av IT-støtte. Et skybasert telefonsystem vil derimot gjøre det mulig for små bedrifter å administrere kommunikasjonstjenester på en mindre kostbar, mer strømlinjeformet og smidig måte.
Følgende punkter, hentet fra en e-postutveksling mellom Small Business Trends og Aaron Charlesworth, VD for produktmarkedsføring på Vonage, skisserer fordelene som små bedrifter kan oppnå ved å bytte fra tradisjonelle PBX-systemer til skybasert VoIP-teknologi.
Fordeler med et Cloud-Based Phone System
1. Fullt integrert kommunikasjonssystem
En rapport fra forskningsfirmaet Gartner påpeker at integrering av selskapets kommunikasjon med sine daglige applikasjoner for forretningsprosesser og arbeidsflyter bidrar til å øke effektiviteten.
Forretningsverktøy som fungerer i skyen, er enkelt å distribuere, slik at ansatte kan holde kontakten om de er på kontoret eller på farten. På denne måten gir skyen en konsistent nærvær og bidrar til å øke produktiviteten med sømløs tilgang til CRM-verktøy, e-post, direktemeldinger, tale og videokonferanse.
2. Kontroll over kommunikasjonsformer
Et skyvedrevet system setter bedrifter i førersetet, slik at de kan velge og velge hvilke funksjoner de trenger, med tilgang til å slå dem på eller av enkelt.
Også, skyfelløsninger gir ansatte når som helst, hvor som helst tilgang via en smarttelefon, skrivebordstelefon eller softphone til alle sine ringerfunksjoner. Enda bedre, de kan ha sanntids tilgang til deres kritiske forretningssoftware.
3. Top Line Business Funksjoner
Et skybasert telefonsystem vil gi små bedrifter tilgang til de typer nettverksapplikasjoner som man vanligvis ville finne hos større selskaper. Disse inkluderer funksjoner som en Virtual Assistant, Auto Attendant, Aldri savner en samtale eller Call Center løsninger.
4. Mobilitet og brukervennlighet
Dagens arbeidsplass er stadig mer mobil, og små bedrifter trenger spesielt å kunne operere fra flere steder.
Med et skybasert system har småbedriftsmedarbeidere tilgang til funksjoner som gjør at de kan logge inn hvor som helst, slik at de kan nås mens de er på farten, noe som gir kundesiktige og inntektsgivende ansatte større kontroll over produktiviteten.
5. Tidsstyring og effektivitet
Webbaserte kundeportaler gjør det mulig for IT-ansatte å administrere systemet mer effektivt. Med innsikt i installasjon, tjenestekonfigurasjon, problemløsninger, trening, fakturering og samtaleanalyse, gir denne full tilgang til kundens system og konto dem til å bruke færre ressurser på prosjektledelse og fokuserer mer på arbeid som legger til bunnlinjen.
Sky-løsninger kan også enkelt integreres med andre skybaserte applikasjoner, noe som gir mobilansatte tilgang til alle funksjonene og funksjonaliteten de trenger for å fungere like effektivt som om de var på kontoret.
6. Fleksibilitet til å skala opp (og ned)
Etter hvert som en bedrift vokser, trenger det også å ansette nye ansatte, åpne nye kontorer og ombord nye kunder. Dette krever et kommunikasjonssystem som kan skalere opp - eller ned - etter behov.
Med et skybasert telefonsystem kan bedrifter legge til så mange utvidelser som de trenger for å imøtekomme økt anropsvolum, eller om nødvendig bare ring inn for å deaktivere disse ekstra utvidelsene. I motsetning til tradisjonelle systemer betaler bedrifter bare for utvidelsene de trenger så lenge de trenger dem.
7. Virksomhetens kontinuitet
Å arbeide med et telefonsystem "i skyen" tillater bedrifter å forbli koblet til sine kunder uansett miljø. Et skybasert kommunikasjonssystem er sannsynligvis ikke upåvirket av eksterne faktorer som for eksempel værvarsel eller andre problemer som kan holde ansatte fra å komme til kontoret.
Med et skybasert system kan bedrifter opprettholde en konsistent tilstedeværelse - og få tilgang til verktøyene som trengs - for å holde tingene i gang.
8. Forbedret kundeservice
Med Virtual Receptionist (VR) eller Auto Attendant-funksjonen kan bedrifter enkelt ringe til ulike avdelinger og til og med lage hilsener som er unike for en bestemt avdeling.
For eksempel kan en bedrift sette opp en feriehilsen på forhånd (via administrasjonsportalen) og forhåndsinnstille den til å gå tilbake til ikke-feriehilsen på en bestemt dato. Det kan også legge til en påloggingsmelding om spesielle kampanjer eller vanlige spørsmål.
9. Nye servicefunksjoner lagres enkelt
I travle årstider vil enkelte bedrifter legge til premieoppringningsfunksjoner for å øke samtalekraften og maksimere bemanningen. Anropsgrupper, for eksempel, tillater innkommende anrop å ringe på flere utvidelser.
Anropskøer gir et "dynamisk ventesal" for innringere som lar bedrifter tilpasse oppbevaringsopplevelsen og bedre administrere anropsvolumet. Begge bidrar til å redusere talepost, ubesvarte samtaler og opptatte signaler, slik at tjenesten blir så mange som mulig.
10. Kostnadsbesparelser
Kostnadsbesparelser er en annen fordel med skybasert telefonsystem. Flytte telekommunikasjon av PBX-plattformer og til skyen kan være billigere i forhold til månedlige servicekurser i forhold til et tradisjonelt system, noe som bidrar til å redusere kostnadene og til slutt øke lønnsomheten.
Cloud Phone Photo via Shutterstock
