Som en liten bedrift profesjonell, hvor bekymret bør du være med å spore ansatt tid? Vel, se på det på denne måten: er lønnsomheten viktig? Er det viktig å holde styr på budsjetter og prosjekter? Ja? Da bør du helt spore tid.
I en del av denne serien ("Hvordan små bedrifter kan dra nytte av tidsporing") så vi på å lage en kravliste, slik at du kan kjøpe tidsporingsprogramvare med tillit, og forstå programvareutrullingsprosessen. I denne andre artikkelen vil vi se på spørsmål for å spørre om at demoen er solid, og fordelene med programvare-som-en-tjeneste versus installert programvare.
Den vanligste feilen i Buying Timeheet Software: Ikke fall for en villedende demonstrasjon
Du har rett til å kreve at noen leverandør absolutt, helt bevise utover en skygge av tvil at deres løsning vil løse selskapets spesifikke forretningsproblem. Du fortjener en detaljert demonstrasjon som bruker din ansattes liste, kundeliste, prosjektliste, firmaets logo, fargevalg, og som viser deg rapporter på dataene dine som vil vise deg at forretningsproblemet ditt er løst. Hvis en leverandør ikke kan gjøre deg 100 prosent sikker på at løsningen vil fungere for dine spesifikke forretningsbehov, så gå bort. Hermetiske demoer er laget for å lure.
Spørsmål å spørre leverandører:
- Kan du absolutt bevise for meg at du vil løse forretningsproblemet mitt ved å bruke mine ansatte, avdelinger, prosjekter, etc., og så vise meg rapportene jeg trenger å se?
- Kan du gi referanser til kunder som har integrert produktet ditt med mitt regnskapssystem, prosjektstyringssystem og leverandør av lønnsservice?
Hvis selgeren raskt kan konfigurere programvaren under en demo for deg og vise deg at den virkelig oppfyller dine behov, så kan han sannsynligvis gjøre det raskt etter at det er installert hos firmaet ditt også.
SaaS Fleksibilitet tillater tidlig utkobling, serverbeskyttelse og enklere oppgraderinger
Hvis programvaren er 100 prosent web-basert (og det bør være å unngå utdatert teknologi og installasjonsproblemer), kan du kjøre den fra hvilken som helst datamaskin på jorden. Programvarebedrifter kan levere teknologi via to forskjellige modeller: installert på ditt sted eller leid av deg og kjører på leverandørens nettsted. Sistnevnte tilnærming kalles software-as-a-service (SaaS). Det er ingen grunn til at en leverandør ikke kan tilby begge alternativene.
SaaS tillater tidlig utrulling, serverbeskyttelse og enklere oppgraderinger. I en tidlig utrulling lar leverandøren deg midlertidig bruke SaaS-siden mens IT-butikken utnytter maskinen som er kjøpt for din lokale installasjon. Serverbeskyttelse er prosessen med å sende en sikkerhetskopi til leverandøren i tilfelle din lokale installasjon mislykkes. Dermed kan leverandøren få systemet til å kjøre på hans nettsted umiddelbart. SaaS tillater enklere oppgraderinger fordi du har gitt et teststed under oppgraderingsprosessen som ikke krever maskinvareinnkjøp fra din side.
Spørsmål å spørre leverandører:
- Hvilken slags backup generator har du i tilfelle strømbrudd på SaaS-siden din?
- Hvor er det vert?
- Hvor mange forbindelser til Internett har SaaS-nettstedet ditt?
- Hvor mye koster serverbeskyttelse?
- Kan jeg rulle ut på SaaS-serverne dine og senere overføre dataene til mine egne servere?
- Hvor lagres SaaS backup-bånd?
- Hvilke typer sikkerhets- og brannundertrykkelsesfunksjoner eksisterer på webområdet?
Se utenfor HR-avdelingen
Når lønnsledere implementerer tids- og nærværssystemer for å automatisere lønn, savner de ofte sjansen til å legge til rette for større lønnsomhet i hele firmaet. Disse lederne er selvfølgelig lønnsspesialister. De er vanligvis ikke eksperter på prosjektregnskap eller fakturautomatisering.
Tidsdataene de samler inn, hvis de er samlet riktig, kan også brukes til å automatisere prosjektstyring, prosjektkostnad, prosjektsporing og forbedring av prosjektestimering. I tillegg kan dataene brukes til intern, ekstern og omvendt fakturautomatisering.
Tenk tilbake til det kravet som samler deler av prosessen med valg av timesheet-programvare. Ta med FoU-ledere, markedsføringsfolk og A / P-personer. Har et helt utvalgsteam. Ja, det kan være vanskeligere, men det vil frigjøre lønnsomhet som du ikke visste at du hadde tilgjengelig.
Ved å følge tipsene som er skissert i denne artikkelen, kan du være sikker på at tidsskriftprogramvaren vil gi enorme lønnsomhetsøkninger i firmaet ditt ved å automatisere lønn, fakturering og mest av alt prosjektkostnadsregnskap.
Time Tracking Photo via Shutterstock
