Mens mange små bedrifter kan benytte seg av boksprogramvaren, er det tidspunkter når en mer tilpasset løsning - enten som en modifisering av eksisterende programvare eller noe helt nytt - blir nødvendig.
Men hvilke kriterier bestemmer når en tilpasset løsning, utover boksen, er det riktige valget? Når trenger du å lage en bygge versus kjøpe programvare beslutning?
For svaret, viste Small Business Trends seg til Jim Hutchings, forretningsanalytiker med Trifecta Technologies, et selskap som tilpasser programvare for å passe til en bedrifts behov mer nøyaktig. Han ga følgende ti tips:
Drivere bak en Build versus Buy Software Decision
1. Manuelle løsninger
Selskapet kan bruke manuelle løsninger for å følge rutinemessige oppgaver fordi programvaren ikke gjør jobben.
"Når en oppgave tar langt lengre tid enn det skal, er det første tegnet selskapet bruker manuelle løsninger, for eksempel ved å bruke Post-it notater for å sette påminnelser, sier Hutchings. "En tilpasset løsning kan hjelpe i så fall."
2. Dårlig Adoption Rate
En dårlig tiltakshastighet for eksisterende programvare er en annen indikatorjustering kan være nødvendig.
"Hvis ansatte går ut av deres måte å ikke bruke programvaren, er det et tegn de ikke liker," sa han. "Tvunget adopsjon vil ikke føre til effektivitet heller, men vil føre til at arbeidstakere griper og klager."
3. Vanskelighetsopplæring
Et selskap kan trenge en tilpasset løsning når det er vanskelig å trene ansatte ut av boksen.
"Det kan være at fagpersonen ikke er tilgjengelig for å trene eller at programvaren er utdatert og vanskelig å bruke," sa Hutchings. "Også fagfaget kan ta en" Det er enklere å gjøre det selv enn å trene andres holdning, på grunn av vanskeligheten. I dette tilfellet vil en tilpasset løsning skreddersys for virksomhetenes behov.
4. Unsupported Sales Process
Det kan være ganger når CRM-programvaren (CRM) i bruk ikke fullt ut støtter salgsprosessen. For å illustrere, tilbakekalte Hutchings en forekomst når en kundes CRM-programvare ikke kunne tilfredsstille behovet for kontrakter med en spesiell prismodell.
"Vi la til en komponent som brukte en tilpasset arbeidsflyt for å gå gjennom en bestemt reglerbasert prosess for å imøtekomme klienten," sa han. "Det strømlinjeformet salgsprosessen på en måte som det ikke var mulig for boksens programvare."
5. Flere programvare for en enkelt jobb
Et annet tilfelle der tilpasning blir en faktor er når ulike deler av programvare kreves for å oppnå en enkelt jobb - hva Hutchings refererte til som "Frankensteining" av programvare.
"Denne tilnærmingen er ikke feil ved definisjon, men det gir ineffektivitet," sa han. "Hvis du ikke kan bruke bare ett program, er det et problem."
Hutchings oppført to eksempler for å gjøre sitt poeng.
"Bruk av Word i stedet for Excel for å lage et bord er et eksempel," sa han. "CRM er en annen. Bruke et CRM-program for det meste av salgstrakten, men legge til Excel-regneark for rapportering - du får ikke virkelige effektiviteter. "
6. Systemkonvertering
En virksomhet som er ulykkelig med ett program, vil kanskje overføre til en annen, en oppgave som ikke alltid er lett.
"Å flytte data fra ett system til et annet kan være en vanskelig oppgave som kan kreve tilpasset arbeid," sa Hutchings. "I så fall vil en programvareanpasser bygge en motor som konverterer dataene automatisk til deg."
7. Automatiseringskrav
Hver gang en bedrift vil dra nytte av automatisering er en indikasjon på at den trenger tilpasset programvare, ifølge Hutchings.
"Hvis du bare selger ting - ved hjelp av salgsstedet programvare for å gjøre en endring, for eksempel - kan du være ok med en ut av esken løsning som Square eller Clover," sa han. "Men hvis det er noen slips til lønn, tidsplaner, regnskap, lager, innkjøp, supply chain management eller prognoser, er det best å sette inn en tilpasset løsning."
8. Scalability og Business Growth Overvejelser
Ut av boksen kan programvaren mangle fleksibilitet eller skalerbarhet, og hemme veksten i virksomheten.
"Tilpasning er nødvendig i så fall for å støtte vekst," sa Hutchings. "Et selskap kan ta en fasetilnærming, legge til forskjellige funksjoner eller utvide til ulike brukergrupper gradvis over tid."
9. Tilpasset merkevarebygging eller design
Et selskap kan dra nytte av tilpasset merkevarebygging eller design som en måte å skille seg fra konkurrenter til. Hutchings sitert Carlo's Bakery (hjemmet til "Cake Boss") som et eksempel.
"[Trifecta] bygde et salgssystem som benyttet en iPad der blant annet en kunde i samspill med bakeren kunne lage en tilpasset kake fra bakken," sa han. "Etter hvert som linjer begynte å dannes rundt hjørnet etter debut av TV-showet, kunne ansatte gå ut og bruke iPad til å ta bestillinger, redusere ventetiden. Det bidro til å beholde kunder. "
10. Lisensavgifter
Et siste kriterium for å avgjøre om ut av esken eller tilpasset programvare passer best til virksomheten, har å gjøre med lisensavgifter, som ifølge Hutchings kan være kostnadseffektiv.
"Pris er nummer ett aspekt," sa han. "Lisensiering avgifter for ut av boksen programvare kan være veldig dyrt, i så fall tilpasset kan være mindre kostbart på lang sikt. Det er ikke ulikt leasing kontra kjøp av bil. "
Ytterligere råd
Hutchings la til følgende råd for å hjelpe til med å kjøpe beslutningsprosesser for programvare:
"Analyser avkastningen for å sikre at du kan få pengene tilbake," sa han. "A $ 5,000 budsjett kan være alt som kreves for å bygge en tilpasset løsning. Bare vær sikker på at du kan få pengene dine tilbake i effektivitet eller stordriftsfordeler. "
Hutchings sa at bedrifter bør først dyrke ut av boksprogramvaren, for å se om det tilfredsstiller kravene, og så se på tilpassede alternativer etter hvert som behovet oppstår.
Han anbefalte også at selskapene ikke glemmer de skjulte kostnadene knyttet til brukeropptak, for eksempel opplæring, og at de er klar over tapte mulighetskostnader, noe som kan kreve en budsjettøkning.
Arbeider sammen Foto via Shutterstock
