Ikke bare genererer en papirløs arbeidsplass bedrifter tillater å spare penger og bruke mindre, men det setter dem også på vei til å være mer miljøvennlige. Hvis du tenker på å utveksle filskapene som brister med fjell med dokumenter for et papirløst system, men ikke er sikker på hvor du skal begynne, ta en titt på følgende 10-trinn for å gå papirløs.
Går papirløs på jobb
Del filer digitalt
I stedet for å stole på skriveren for å skrive ut horder av dokumenter, kan du dele filer med kolleger gjennom digitale metoder, for eksempel Google Dokumenter. Videre, siden denne gratis tjenesten via Gmail kontinuerlig sparer, vil arbeidsfiler aldri gå seg vill, i motsetning til en kopimaskin!
Nick Candito, medstifter og CEO for Progressively, fortalte Small Business Trends av noen viktige måter å gå papirløs, hjelper virksomheter. Snakk om "etterlevelse" og hvordan digitalisering forbedrer arbeidspraksis, sa Candito:
"Det er ingen tvil om at digitalisering forbedrer samarbeidet. Når alle kan få tilgang til de essensielle dokumentene og konsekvent samle inn riktig informasjon for den rette personen når det trengs, smelter du hjulene i din interne kommunikasjonsmotor. "
Lagre filer i skyen
Bedrifter i alle størrelser stole på papirarbeid, som snart monteres for å bli strenge lagringsbehov. I stedet for å fylle ut viktig papirarbeid i arkivskap, lagrer du dem bekvemt på skybaserte systemer, for eksempel Dropbox. Disse papirløse digitale systemene sparer utrolig mye plass på kontoret, for ikke å nevne, vil det bidra til å holde viktige dokumenter trygge.
Skann og faks ingen mer
Skanning og faksing av dokumenter krever bruk av papir. Hjelp virksomheten din til å være papirløs ved hjelp av en skannerapp på telefonen for å skanne dokumenter. De lagrede dokumentene kan da konverteres til PDF-filer og deles med kollegaer via e-post.
Oppmuntre digital kommunikasjon
Oppmuntre arbeidsstyrken til å vedta en kultur av digital kommunikasjon, hvor tidligere papirbaserte kommunikasjonsmetoder, som postfakturaer og payslips, erstattes med digitale metoder som e-post og direktemeldinger.
Å stole på digital kommunikasjon i stedet for papirbaserte meldinger, vil bidra til å spare forretningstiden din. Candito notater, ved hjelp av digital i stedet for papir arbeidsflyter, gir ledelsen muligheten til å "overvåke forretnings- og nøkkelsamarbeid i sanntid og med sikte på å analysere flaskehalser for å forbedre dem og dermed forbedre resultatene."
Bytt papirregninger og uttalelser for digitale enheter
Enten det er energiregninger, kontoutskrifter eller entreprenørfakturaer, genererer alle virksomheter regninger og uttalelser. Hvis regningene dine fortsatt er opprettet i papirformular, ber du bare om at de skal sendes digitalt. Vanligvis ser det som om banker og andre organisasjoner foretrekker å sende digitale utsagn og post, da det sparer på utskrifts- og utsalgskostnader.
Generer digitale visittkort
Visittkort, mens det er viktig, krever betydelige mengder av tre-guzzling papir. I stedet for å plukke ut lommeboken med en massevis av visittkort, digitaliser visittkortet ditt. Det er rikelig med programvare og programmer tilgjengelig, for eksempel Pearl Scan og CamCard, som skanner visittkort og konverterer dem til et digitalt dokument.
Bruk elektroniske signaturer
Selv våre signaturer kan signeres elektronisk. I stedet for å måtte skrive ut et dokument, fysisk signere det med en penn og sende det til en mottaker, kan signaturer signeres elektronisk, noe som betyr at det ikke er behov for tidskrevende og kostbart papirarbeid. Abode Reader kan brukes til å signere dokumenter uten å måtte skrive ut noe.
Slike digitale metoder kan bidra til å forbedre virksomhetenes sikkerhet. Candito sier: "Med digitaliserte prosesser identifiserer styring og tilgangskontroller at bare de riktige personene kan få tilgang til bestemte dokumenter og systemer."
Sift og sorter eksisterende papirarbeid
For å lykkes med å lage et papirløst kontor, må du tynne ut noen av de eksisterende papirene som kan ha vært på kontoret for de siste 20 eller 30-årene. Tilby en morgen eller lengre, å sile gjennom gammelt papirarbeid og bestemme hva som kan settes gjennom shedderen. Å eliminere overflødig papirarbeid fra kontoret vil skape mer plass, så vel som å være utrolig tilfredsstillende!
Lag møter Paperless
Snarere enn å gi ut papirhåndtak på møter, bruk projektorer og teknologi som formidler informasjonen du vil dele fra en vis kilde.
Tren personalet til å være mer digital savvy
En papirløs virksomhet krever litt digital kunnskap. Fra oppgaver som å sende dokumenter via e-post til å bruke skybaserte systemer for å lagre filer, hvis din arbeidsstyrke mangler digital hilsen, investerer tid og penger til å trene dem, vil det trolig vise seg å være en givende og uvurderlig langsiktig investering.
Candito sier, å være fri for papir, bidrar til å optimalisere ytelsen og selskapets bunnlinje, og sier:
"I siste omgang, hva du skyter for når du går papirløs, er en forbedret kundeopplevelse og dermed en forbedret bunnlinje.
Kaster papirfoto via Shutterstock
