For en liten bedrift kan antall registreringer som kreves i et gitt år være overveldende. La oss ta California som et eksempel. Et nystiftet selskap må oppnå et Federal Tax ID-nummer, legge inn en Initial Statement of Information, velg S Corporation-status hvis ønskelig, arkiver en DBA (Doing Business As) om nødvendig, og legg inn en årlig opplysning om årsdagen for selskapets innleveringsdato. Deretter er det annet papirarbeid som møte minutter eller artikler om endring, hvis du gjør noen endringer.
Dette kan virke som trivielt papirarbeid, men det er faktisk ganske viktig. Unnlatelse av å arkivere nødvendig papirarbeid kan føre til bøter og straffer. Og som stater står overfor stigende budsjettunderskudd, ser de på å rampe opp samlingsarbeidet og øke inntektene på en mulig måte. Straffen og bøter kan variere alt fra $ 175 til $ 400.
Selv om det aldri er morsomt å betale en krone mer enn du må, kan det ikke bli mer papirarbeid enn de ekstra kostnadene. Dette papirarbeidet er nøkkelen til å holde din bedrift eller LLC i god stand. Hvis virksomheten din blir saksøkt, kan en saksøker prøve å vise at du ikke har opprettholdt din virksomhet i lovens brev.
I verste fall blir ditt "corporate shield" gjennomboret og dine personlige eiendeler kan være sårbare.
Opprettholde et selskap eller LLC er en pågående prosess. Nedenfor er en generell oversikt over hva du trenger å gjøre for å holde bedriften i samsvar. Selvfølgelig vil spesifikke krav variere basert på bedriftstype og plassering.
Hold deg i samsvar
1. Fil en årsrapport
De fleste stater krever en form for innlevering av årsrapport på jubileumet for bedriftens innlemmingsdato (i noen tilfeller er det hvert annet år, eller på grunn av slutten av kalenderåret). Det er en enkel form, så sørg for å få det gjort i tide for å unngå sena avgifter og straffer.
2. Filendringer for eventuelle endringer
Hvis du har gjort noen store endringer i LLC eller Corporation, må du kanskje holde staten oppdatert med en artikkel av endringsskjema. Eksempler på endringer inkluderer: endringer i firmanavn, registrert agent, registrert kontor, forretningsadresse, antall autoriserte aksjer og forretningsaktiviteter.
3. Få et Federal Tax ID-nummer
For å skille din virksomhet som en separat juridisk enhet, må du oppnå et Federal Tax Identification Number, også referert til som et Employer Identification Number (EIN). Utstedes av IRS, er skatte-ID-nummeret likt ditt personlige personnummer, og tillater IRS å spore selskapets transaksjoner.
4. Hold deg oppdatert med noen møtesteder
Hvis virksomheten din er et selskap (S eller C), må du registrere møteminutter (inkludert enhver handling eller beslutning) når du holder et bedriftsmøte. Typisk innhold inkluderer: tid og sted for møtet, møtet og møtelederen, eventuelle handlinger (kjøp, valg, etc.) og signatur av opptaker og dato.
5. Fil en DBA for eventuelle navnevariasjoner
Mange ganger har en bedrift et offisielt navn og bruker deretter et antall varianter av det navnet. For eksempel kan ditt offisielle navn være COMPANY, Inc., men du går også fra COMPANY eller COMPANY.com, etc. I disse tilfellene må du sende en DBA (Doing Business As) for hver av variantene.
6. Bruk ditt riktige navn på en hvilken som helst kontrakt
I tillegg til å sende inn DBAer etter behov, bør du være ekstra forsiktig med hvordan virksomheten din refereres til i forretningskontrakter og andre former. Når du refererer til virksomheten din, må du sørge for å identifisere den som et selskap, ved hjelp av Inc. eller Corp, avhengig av hvilken stat du krever. Bruk aldri navnet ditt etterfulgt av "DBA" (Doing Business As) på en kontrakt.
