Forretningsmøter over lyd- og videokonferanser har blitt en del av hver organisasjon. Borte er de dagene da bare IT-gigantene pleide å kjøpe online samarbeid programvare for å drive forretningsmøter over Internett.
I dag oppdager selv små bedrifter fordelene ved å bruke samarbeidsverktøy for webkonferanser.
Resultatet er den langsomme døden av møte-til-ansiktsmøter, som vi allerede har sett bevis for rundt fire år siden.
- Cisco Systems avbrød salgsopplæringen i 2009.
- Apple dro ut av sine fremtidige Macworlds.
- Mange selskaper har selv redusert lagstyrken i event-and-meeting-avdelingen etterfulgt av en bratt stigning i virtuelle møter.
Ved å vedta elektroniske møteredskaper og programvare kan du spare 50-80 prosent av kostnadene, som ellers brukes på hotellrom, utleie, transport, emballasje og markedsføringsdisplayer. Hosting virtuelle arrangementer kan koste deg så lite som $ 10 per dag i motsetning til en investering på $ 200 til $ 1,000 for en fysisk hendelse.
Dette betyr at du får det samme for mindre.
Men bare å ha et webkonferanseverktøy sikrer ikke suksess i å gjennomføre nettmøter.
Det er to måter å se på det.
- Først må nettmøteverktøyet velsignes med alle de fengslende og nødvendige funksjonene for jevn lyd- og videokonferanse.
- For det andre må presentasjonsinnholdet være engasjerende nok til å fortsette en interaktiv økt.
Du må ha den riktige plattformen for å være vert for nettbaserte møter med alle sannsynlige samarbeidsfunksjoner, samt vedta velstrukturerte strategier for innholdspresentasjon for å holde folk i lengre tid.
Med mindre begge disse aspektene er godt tatt vare på, kan virtuelle møter ikke lykkes. Her er en liste over webkonferansetips som du også kan finne nyttige.
Slik håndterer du begge kravene
Vinnende bedrifter over på nettmøter handler om hvordan du gjør kommunikasjonen lettere og jevnere mellom dine klienter og dine jevnaldrende.
Bare hjelpe dem med å sømløst samarbeide med alt de ønsker å foreslå, diskutere, vurdere eller oppnå i komforten av sitt eget kontor eller hjemme. Og du er hjemme.
Gitt det faktum at arten av engasjementer og samspill under nettmøter helt avhenger av presentasjonsstrategier, forretningsforventninger og innholdsinnhold blant deltakende individer, er det opp til dem hvordan de kan få best mulig utbytte av tilgjengelige verktøy og ressurser.
Det mer konkrete, oppsummerte og handlingsdrevne innholdet du presenterer i et møte, desto høyere kan du oppnå alles forretningsmessige mål og dermed lukke raske avtaler.
Nå kommer det primære kravet, det er å velge riktig verktøy. Du kan ikke gå på kompromiss med noen av de premiumfunksjonene som ledende leverandører kan tilby deg. Faktisk er det ingen mangel på gode webkonferanser på markedet.
Det neste viktige i sjekklisten din er hvor mye bedre du vurderer et online møteverktøy og henter en passende for din bedrift. Selv om mange av oss er klar over at det er greit å lede møter over VoIP og telefon, er det bedre måter å optimalisere bruken av.
I denne artikkelen vil vi se på alle 5-mulighetene.
Gjør samarbeid enklere, oppnåelig og interessant når som helst, hvor som helst
Din online møte programvare bør ha dem alle:
- Full kompatibilitet med alle populære nettlesere som Chrome, Firefox og Safari som deltakerne bruker, slik at ingen føler seg isolert
- Støtte for hosting interaktive presentasjoner, produktdemonstrasjon og produktanmeldelser, eller til og med gjennomgå forretningskontrakter sammen ... alt for din kundes bekvemmelighet
- Evne til å registrere, arkivere, samt gjenbruke møteresultater internt på tvers av lag og organisasjon for å analysere kundens krav og tilbakemelding bedre
- Smartere måte å laste opp egne medier eller legge til bilder på whiteboard fra Flickr, slik at du raskt kan dele multimediainnhold med deltakere som referanser, selv når møtet er på
- Støtte for å administrere alle slags interaksjoner (presentere, dele, diskutere, redigere og brainstormere) i sanntid og naturlig, samt fleksibiliteten til å gå over whiteboard-analysen senere for et detaljert perspektiv.
Gjør møterommet ser stort og dyrt ut
Ja, ser og føler, betyr mye.
Jo mer du gjør møterommet og venterommet interessant og engasjerende for kunder, desto bedre er inntrykket for ditt merke.
Å legge til en firmalogo, ved å bruke merkevarefarger og attraktive bannere for kunngjøringer, kan gjøre at klienten tror at du har brukt et tilpasset design for å behandle møtet som en spesiell og seriøs.
Det er helt en merkevareopplevelse som dine kunder vil bære inn i deres neste møter.
Det, kanskje med god tilbakemelding, kan hjelpe deg med å avslutte en avgjørende avtale.
Med merkevaresukser kan du opprette unike møtetemaer for hver av avdelingene eller gruppene i og utenfor organisasjonen, og dermed beholde bedriftens identitet til ditt merke.
Aktiver Desktop Sharing og Remote Screen Control
En av de enkleste og mest effektive måtene å øke publikumsengasjementet, er å dele kontroll mellom deltakerne.
Fjernskjermkontroll gir frihet til medarbeidere, klienter, gjester og besøkende i hvordan de vil fortsette med sine egne plasser og presentasjoner.
Med delingsalternativer for skrivebord kan lagene samarbeide med liveprogrammer som produktdemonstrasjonsvideoer, dokumentrevisjon, presentasjon av PowerPoint-presentasjoner, regnearkdiagrammer eller eventuelle pågående prosjekter. De får bedre kontroll over sine individuelle økter, og holder diskusjonene åpne for 360-graders visninger.
Plassering, tidssone, antall deltakere ... ingenting kan være en barriere for å få meldingen hørt av andre og handlet på.
Aktiver kraften til privat og moderat chat-økt
Nettmøter skal til tider være naturlige, interaktive og konfidensielle.
Private diskusjoner under et pågående webmøte hjelper deg med å avklare mange spørsmål som ikke ville bli løst på annen måte.
I et gruppemøte er det åpenbart at ikke alle medlemmer forstår hvert av diskusjonstemaene i samme tempo. Mange ganger er deltakerne igjen med uovervåtte spørsmål som resulterer i forvirring og store problemer.
Misforståelser og kortere spørringer kan føre til uenighet om et felles forretningsmål. Slike kommunikasjonsgap trenger rask respons under selve møtet, ellers er det vanskelig å komme til enighet. Og det er det ultimate målet for et gruppemøte.
Privat chat-alternativ sikrer at en deltaker får tilbakemelding og reaksjoner i sanntid på en bestemt agenda eller et handlingsobjekt fra en annen deltaker uten å forstyrre andre i møterommet. Dette hjelper deltakerne til å forstå hverandres kommentarer og handlinger privat og på en bedre måte. Dette tar online samarbeid til en høyere høyde.
Hurtig en-til-en-samtale gjør samtaler konfidensielle, slik at problemer løses raskere og rolig uten å forstyrre den vanlige økten.
Bruk språkoversettelse for globale samtaler
Forretningsperspektiver, partnere og jevnaldrende kan være fra alle deler av verden. Derfor kan global forretningskommunikasjon være på hvilket som helst språk.
Derfor bør språkvalg ikke være en barriere i nettkonferanser, spesielt når deltakerne er morsmål.
Du trenger en nettbasert møteplattform som lar medlemmer velge mellom så mange som 50 forskjellige språk som de foretrekker å bli oversatt, alt i sanntid. Dette fjerner kommunikasjonsbarrierer og lar samtalen flyte på høyttalerens morsmål.
Som vert for et nettmøte, må du sørge for at hvert medlem er i stand til å bruke språkinnstillingen med et enkelt museklikk på "Oversett" -knappen.
Flerspråklig chat-samtale kan også være nyttig for kundetrening og supportteam. Med øyeblikkelig chat oversettelsestjeneste kan kundene stille spørsmål, moderate applikasjoner og gjøre mer under produktdemonstrasjoner på sitt morsmål. Dette øker sjansen til å lukke flere forretninger og beholde glade kunder.
Sist men ikke minst, din online møte plattform skal fungere uansett geografisk plassering, operativsystem og tidssone.
Hvis din eksisterende online møte plattform har ennå ikke å inkorporere alle disse viktige funksjonene, er det riktig tidspunkt å se etter et alternativ. Gode ??verktøy for nettverkssamarbeid forbedrer ikke bare lag produktiviteten din, men gir også et inntrykk av merkevaren din til andre.
Møte Foto via Shutterstock
